Jak przeprowadzić remont biura?

Remonty biur wielu z nas kojarzą się z ogromnym bałaganem, chaosem w miejscu pracy oraz nierzadko koniecznością przeprowadzki na jakiś czas do innego lokalu. Oczywiście wiele zależy od tego, jak duża jest nasza firma oraz jaki rodzaj remontu planujemy. W takiej sytuacji bardzo ważne jest szczegółowe zaplanowanie prac, bo dobra organizacja to podstawa małego i dużego remontu. Bez względu na to, czy w grę wchodzi tylko montaż mebli, czy zaawansowany montaż instalacji elektrycznych i hydraulicznych, warto postępować według schemat.

Wybór odpowiedniej firmy remontowej

Aby remont przebiegał szybko i sprawnie, powinniśmy dużo wcześniej skontaktować się z firmą świadczącą usługi. Wybór odpowiedniej ekipy remontowo-budowlanej jest tak samo ważny, jak zakup materiałów dobrej jakości czy wystrój samego biura. Szukając dobrej firmy budowlanej, nie decydujmy się na pierwszą lepszą. Zawsze kierujmy się zasadami, które ułatwią nam najlepszy wybór.

Po pierwsze, warto sprawdzić opinie w branży i skupić się jedynie na tych firmach, które są polecane przez znajomych. Po drugie, możemy zrobić research internetowy, aby zweryfikować opinie na forach i portalach branżowych oraz przeczytać referencje, które publikowane są na stronach firm. Po trzecie, kierujmy się tym, jakie usługi oferuje ekipa remontowo-budowlana. Jest to szalenie ważne, gdy remont biuro ma obejmować zaawansowane prace, np. tynkowanie, wymianę drzwi i okien, gładzie gipsowe, szpachlowanie oraz montaż nowej instalacji elektrycznej. Istotne jest zatem to, aby firma remontowa świadczyła różne usługi, np. hydrauliczne, elektryczne i wykończeniowe jednocześnie, dzięki temu poszczególne etapy prac będę przebiegać sprawniej. 

Uwaga! Zawsze wybierajmy firmę z wieloletnim doświadczeniem - to najczęściej przekłada się na dokładność, precyzyjność oraz szybkość remontu. Ponadto już na początku współpracy należy dopilnować kwestii formalnych, tj. podpisać umowę zawierającą wykaz prac oraz ewentualne warunki odstąpienia od umowy - to z pewnością ułatwi nam egzekwowanie terminów realizacji poszczególnych prac budowlanych. 

Określenie zakresu remontu

Podjęcie decyzji dotyczącej wyboru rozwiązania remontowego jest zadaniem złożonym i dość trudnym, ponieważ wymaga ocenienia stanu pomieszczeń i/lub budynku, oszacowania budżetu oraz określenie zakresu prac. Jeżeli nie jesteśmy sami w stanie zdecydować, czy konieczne będą zaawansowane prace hydrauliczne i elektryczne, czy tylko układanie terakoty i montaż paneli podłogowych, zaprośmy do naszego biura fachowca, który oceni, jakie prace remontowe są konieczne. 

Warto sporządzić harmonogram remontu z uwzględnieniem wszystkich prac, co ułatwi nam nie tylko kontrolę terminowości, ale także pozwoli zaplanować, ile czasu będziemy potrzebowali na wynajęcie innego lokalu oraz skontrolować wszystkie wydatki. Wewnętrzne roboty remontowe, takie jak wymiana okien, układanie gresu, glazury i terakoty, gładzie gipsowe, murowanie, tynkowanie to ogromna gama prac generalnych, które wymagają trochę czasu. To przedsięwzięcie wielofazowe, które nierzadko trwa nawet kilka tygodni. Chyba że zależy nam na drobnych pracach, takich jak malowanie biur czy układanie paneli podłogowych, wówczas harmonogram remontu ograniczy się do kilku dni prac, więc konieczne będzie opuszczenie pomieszczeń biurowych na krótki czas.

Spełnienie wymagań prawnych

Przeprowadzając remont biura, nie możemy zapomnieć o wszelkich formalnościach, szczególnie tych urzędowych. Na wykonanie niektórych prac potrzebne są pozwolenia na budowę lub po prostu zgłoszenie ich w urzędzie. Gdy chcemy przebudować nieruchomość, niezbędna będzie również decyzja o warunkach zabudowy. W starostwie lub w urzędzie miasta zgłasza się takie prace remontowe i modernizacyjne, jak np.: wymiana okien bez konieczności zmiany ich wielkości, tynkowanie zewnętrzne, wymiana instalacji elektrycznej i hydraulicznej, adaptacja poddaszy, ocieplenie od zewnątrz budynku lub malowanie elewacji. Do tych samych urzędów należy złożyć wniosek o pozwolenie na budowę wraz z projektem remontu w przypadku takich prac, jak np.: wyburzenie ściany nośnej w nieruchomości, wymiana okien ze zmianą ich wielkości, podwyższenie kondygnacji czy wymiana drzwi z wycięciem otworu we wewnętrznej ścianie nośnej, etc. Niektóre prace wykończeniowe w biurze nie muszą być zgłaszane do urzędu, np. malowanie wnętrz, układanie glazury, terakoty i gresu, montaż paneli podłogowych czy zabudowy szklane.

Uwaga! Jeżeli biuro znajduje się w zabytkowej nieruchomości, którą wpisano do rejestru zabytków, prace remontowe wymagają dodatkowo zezwolenia wojewódzkiego konserwatora zabytków.  Przepisy dotyczące remontu nieruchomości zostały zapisane w ustawie dotyczącej prawa budowlanego - warto z nią się zapoznać przed rozpoczęciem każdego zaawansowanego remontu lokalu. W ustawie tej wymieniono m.in. przepisy na temat instancji elektrycznych w biurze.

Biuro nowoczesne czy klasyczne?

Zanim podejmiemy decyzję o remoncie biura, musimy również wziąć pod uwagę  ewentualną zmianę  aranżacji. Jeżeli tylko pozwoli nam na to budżet, warto zmienić wnętrze lokalu firmowego. Nie trzeba chyba nikogo przekonywać do tego, że biuro jest wizytówką naszej firmy. Przemyślana aranżacja biura wpływa na postrzeganie przestrzeni jako miejsca przytulnego, sprzyjającego rozmowie i zawieraniu kontaktów biznesowych. W świetnie zaprojektowanym biurze pracownicy czują się jak w domu. Zatem już na etapie remontu warto wybrać takie materiały wykończeniowe, które będą aranżować naszą przestrzeń. 

Ostatnio szalenie modne są biura nowoczesne urządzone w duchu minimalizmu. Inspirują się wnętrzami firm Norwegów, Szwedów i Duńczyków, w których ogromną rolę ogrywa zaplanowanie przestrzeni tak, aby każdy drobiazg miał swoje miejsce. W biurach skandynawskich montuje się panele i układa się terakotę w kolorystyce nawiązującej do natury. Nie bez znaczenia jest oświetlenie, które również warto uwzględnić już na etapie planowania montażu instalacji elektrycznej. W wielu biurach spektakularne efekty dają sufity podwieszane z halogenami lub taśmami LED-owymi. W nowoczesnych aranżacjach ogromna rolę odgrywają również zabudowy szklane, które bardzo często są alternatywą dla typowych ścianek działowych. 

Mimo że biura nowoczesne wiodą prym na rynku aranżacji wnętrz, wciąż znajdą się miłośnicy klasycznego designu. Jeżeli chcemy, aby nasze biuro zachowało tradycyjną stylistykę, warto już na etapie remontu uwzględnić to, jaki rodzaj mebli, podłóg i drzwi wybierzemy do naszego lokalu firmowego. W klasycznych aranżacjach biur swoje pięć minut ma sztukateria – położona na ścianie prezentuje się szalenie elegancko i zdobi wnętrze wielu gabinetów prezesów firm.

Diabeł tkwi w szczegółach

Niezależnie od tego, jakie prace remontowe planujemy przeprowadzić w swoim biurze, zawsze powinniśmy zatroszczyć się o to, aby wszystkie materiały były wysokiej jakości. Wiadomo, że trzeba przygotować się na większe wydatki, ale chyba lepiej je potraktować jako długoterminową inwestycję niż za kilka lat walczyć z montażem paneli podłogowych od nowa czy ponownym gładzeniem gipsu.  

Wybierając materiały wykończeniowo-budowlane pochodzące z niższej półki cenowej, najprawdopodobniej będziemy skazani w całkiem niedługim czasie na problemy, których konsekwencją będzie przeprowadzenie kolejnych poprawek. Dotyczy to np. malowania ścian farbami gorszej jakości. Jeżeli zdecydujemy się na farby lateksowe przeznaczone do dekoracyjno-ochronnego malowania ścian i sufitów wewnątrz powierzchni biurowych, możemy mieć gwarancję pięknego i głębokiego, jednolitego wykończenia, odpornego na zabrudzenia i przetarcia. Warto wiedzieć, że niektóre kolory ścian mogą pobudzać do pracy, inne zaś kreują spokojną przestrzeń, która sprzyja koncentracji i wysiłkowi intelektualnemu. Aranżując biuro, należy wziąć pod uwagę konotacje, jakie ma paleta odcieni kolorów. Generalnie badanie psychotechniczne dowodzą, że kolorystyka wykończenia pomieszczeń biurowych powinna bazować na ciepłych i jasnych barwach o niewielkim nasyceniu, bo czyni je miejscem pełnym ciepła i przytulnym. 

 Podczas remontu warto rozważyć także unowocześnienie funkcjonalności biura, np. poprzez montaż nowych mebli modułowych lub ścianek działowych bądź wbudowanie pewnych elementów oświetleniowych w powierzchnię sufitu oraz ścian.