Czym się kierować, wybierając artykuły do biura?

Bez względu na to, czy posiadamy małą czy dużą firmę, jej wyposażenie w artykuły do biurajest niezbędne do codziennej pracy. Nawet najbardziej oszczędni przedsiębiorcy lub„raczkujące” na rynku start-upy nie będą sprawnie funkcjonować, jeżeli nie zrealizujązamówienia w sklepie na takie akcesoria biurowe, jak: komputer, drukarka, biurko, fotel,papier ksero, długopis, notes, kawa i herbata. Oczywiście lista biurowych niezbędników jest owiele dłuższa, a jej zawartość zależy również od profilu firmy. Poniżej te akcesoria biurowe,które są elementarne dla każdego.

Jakie akcesoria biurowe są potrzebne?

Urządzenia biurowe

Urządzenia biurowe ułatwiają codzienną pracę, pomagają w łączeniu z klientem, przekazywaniu informacji oraz tworzeniu dokumentów tekstowych. Bez nich praca biurowa byłaby czasochłonna, mało efektywna i żmudna.

Trudno sobie wyobrazić sprawnie funkcjonujące biuro bez komputera, który jest nie tylko najlepszą bazą danych, ale również skutecznym narzędziem komunikacji z klientem. Planując wyposażenie biura, nie można zapomnieć o takich sprzętach, jak: telefon i telefaks, drukarka, niszczarka, skaner, laminator, kalkulator, bindownica oraz tablice interaktywne. Oto 4 podstawowe akcesoria biurowe, które powinny znaleźć się w każdej firmie.

Drukarki

Mimo że wiele dokumentów archiwizuje się w pamięci komputera, wciąż potrzebne są także ich papierowe odpowiedniki. Dlatego w każdej firmie drukarka jest najważniejszym urządzeniem biurowym. Często obok drukarki, potrzebne są także kserokopiarka i skaner. W wielu biurach alternatywą dla drukarki, kserokopiarki i skanera są urządzenia wielofunkcyjne, które zajmują mniej miejsca i są przede wszystkim ekonomicznym rozwiązaniem dla każdej firmy.

Na rynku akcesoriów biurowych znajdziemy drukarki atramentowe i laserowe. Urządzenia atramentowe cieszą się największą popularnością wśród klientów indywidualnych oraz małych firm, ponieważ są o wiele tańsze od modeli laserowych oraz znacznie mniejsze, dzięki temu nie zajmują dużo przestrzeni na biurku. Wydajniejsze od drukarek atramentowych są urządzenia wielofunkcyjne laserowe − sprawdzają się w tych biurach, w których pracownicy drukują naprawdę dużo stron dziennie i zależy im na bardzo szybkiej pracy sprzętu. Bez względu na to, czy zdecydujemy się na drukarkę atramentową, czy laserową, należy kierować się przede wszystkim wysoką jakością urządzenia.

Niszczarki

Zakup niszczarki jest niezbędny w każdej firmie, która drukuje dokumenty zawierające dane osobowe zarówno klientów, jak i pracowników. Jeżeli papiery trafią do kosza, to jest duża szansa na to, że mogą dostać się w niepowołane ręce. Według przepisów, dokumenty zawierające dane osobowe nie powinny opuścić biura, dlatego najbezpieczniej będzie niszczyć je na bieżąco. Akcesoria biurowe do niszczenia są bardzo proste w obsłudze – tną papier wzdłuż jednej krawędzi, w efekcie powstają wąskie paski, które mają długość kartki. Do kupienia są także modele niszczarek, które potrafią ciąć papier w poprzek dokumentu. W sklepach znajdziemy bogatą gamę produktów do niszczenia dokumentów, takich marek, jak Fellowers oraz Kobra. Niszczarki do biura Fellowers mają mniejsze gabaryty, zatem nie zajmują dużo miejsca w biurze.

Bindownice

To kolejne, przydatne artykuły biurowe, które służą do oprawiania dokumentów, przygotowywania prezentacji i skryptów na szkolenia oraz wykonywania materiałów reklamowych. Bindownica pozwala utrzymywać różnego rodzaju dokumenty w porządku, dzięki temu oferty handlowe są złożone w jednym zeszycie i nie „fruwają” po biurze kartka po kartce. Bindownica oprawia arkusze papieru w grzbiety, łącząc ze sobą nawet kilkaset kartek.

Najbardziej popularne urządzenia bindujące to te do grzbietów plastikowych, bo wykonują swoją robotę szybko i sprawnie. Ponadto zawsze można taki grzbiet odgiąć i wymienić kartkę papieru z bindowanego materiału, np. w sytuacji, gdy zauważyliśmy w nim jakiś błąd. Najlepszym urządzeniem biurowym dla każdej firmy będzie elektryczna bindownica grzbietowa – wygodna i szybka w użyciu. Do lamusa przechodzą bindownice grzbietowe ręczne, które wymagają większej precyzji podczas użytkowania. Na rynku urządzeń biurowych znajdziemy także bindownice drutowe i kanałowe.

Tablice interaktywne

Tego typu urządzenia biurowe znajdą zastosowanie w firmie, która organizuje różnego rodzaju szkolenia dla pracowników, spotkania biznesowe oraz konferencje. Tablice interaktywne skutecznie wspomagają prezentację, dzięki temu, że wyświetlają obraz na podstawie sygnału, który jest wysyłany z komputera. Działają w oparciu o technologię podczerwieni. Każdy obraz może być edytowalny za pomocą palca lub specjalnego wskaźnika. Te akcesoria biurowe pomagają aktywnie zaangażować słuchaczy podczas szkoleń, wykładów i konferencji.

Artykuły papiernicze

Codzienne funkcjonowanie biura jest niemożliwe bez papieru ksero, bo na nim drukuje się wiele potrzebnych dokumentów. Odpowiednio dopasowany papier do drukarki to gwarancja szybkiej i wydajnej pracy. Najlepszy będzie ten, który wyróżnia się jakością, jaką odzwierciedlają gramatura i klasa papieru. Warto wiedzieć, że do użytku wewnętrznego i druku czarno-białego na drukarce atramentowej wystarczy papier ksero o gramaturze 80 g/m2. Natomiast do drukowania ofert handlowych warto użyć papier o gramaturze powyżej 90 g/m2. Jeżeli chodzi o gramaturę papieru do drukarek laserowych, należy zakupić papier o gramaturze od 90 do 120 g/m2. Papier klasy A to papier najwyższej jakości, który zapewni świetne odwzorowanie kolorów i dobry kontrast. Jeżeli kupimy zbyt cienki papier biurowy, możemy zapomnieć o estetycznym i dwustronnym wydrukowaniu materiałów. Ponadto giętki papier może spowodować uszkodzenia bębna drukarki. Zaopatrując biuro w tani papier, oszczędzamy tylko pozornie.

Oprócz typowego papieru komputerowego, przyda się w biurze również papier kolorowy, wizytówkowy oraz fotograficzny.

Inne, potrzebne artykuły papiernicze, to: karteczki samoprzylepne, notesy, skoroszyty i segregatory, zeszyty i kostki papierowe. Te wszystkie artykuły biurowe pozwalają na notowanie i gromadzenie najważniejszych informacji, szybkie zapisywanie danych podczas prowadzenia rozmów telefonicznych oraz archiwizowanie dokumentów i adresów, które mogą przydać się w każdej chwili.
W każdej firmie niezbędne są także koperty różnego rodzaju, etykiety samoprzylepne i druki akcydensowe – to przybory biurowe, o których zwykle sobie przypominamy, gdy są natychmiast potrzebne.

Przybory do pisania

Bez notowania i prowadzenia zapisków, funkcjonowanie firmy byłoby trudne. Pod ręką na biurku zawsze leży jakiś długopis, cienkopis czy zwykły ołówek. Po prostu artykuły piśmienne i kreślarskie są tak samo potrzebne, jak galanteria papiernicza. Na rynku znajdziemy bogatą gamę długopisów – poczynając od typowych modeli Zenith z wymiennym wkładem, po cienkopisy, foliopisy oraz różnego rodzaju ekskluzywne przybory do pisania. Najbardziej niezbędne w każdym biurze są oczywiście długopisy i ołówki. Te elementarne przybory biurowe są niezawodne każdego dnia. Warto wybrać modele, które zostały precyzyjnie wykonane, są solidne i wygodne w użytkowaniu. Do kupienia w sklepach z artykułami biurowymi są również długopisy dedykowane stricte osobom leworęcznych. W codziennej pracy przydarzą się także kolorowe zakreślacze i markery, których zadaniem jest wyodrębnienie w tekście najważniejszych treści, jakie będziemy wykorzystywać, np. w projekcie. Zakreślacze ułatwiają nam zaznaczanie istotnym informacji, planowanie i organizację pracy oraz robienie efektowych map myśli.

Drobne akcesoria biurowe

Zajmują niewiele miejsca w szufladzie biurka lub w organizerze, a są niezbędne każdego dnia do sprawnego segregowania, archiwizowania i przygotowywania dokumentów. Spinacze, klipsy, zszywki, pinezki i szpilki to bardzo drobne artykuły biurowe, bez których trudno sobie wyobrazić codzienne porządkowanie papierów. Warto przechowywać je w pudełku, schowanym gdzieś w szufladzie, bo mogą się przydać w każdej sytuacji. Wyposażając firmę w przybory, warto pamiętać o innych akcesoriach małych rozmiarów, takich jak: zszywacze, dziurkacze, nożyczki i artykuły stemplarskie.

Artykuły spożywcze – stała dostawa

Planując wyposażenie biura, nie można zapomnieć o artykułach spożywczych. W każdej firmie przydadzą się takie produkty, jak: woda, kawa, herbata, soki, cukier, mleko, czekolada, orzechy itp. Firma, która oferuje swoim pracownikom podstawowe artykuły spożywcze, jest postrzegana jako przyjazne miejsce pracy. Posiadanie w firmie różnego rodzaju produktów spożywczych jest także konieczne z uwagi na spotkania z klientem, podczas których warto przestrzegać zasad savoir vivre w biznesie, m.in. serwując gościom ciepłe napoje i częstując drobną przekąską.

Kawa i herbata

Stała dostawa artykułów spożywczych, takich jak kawa i herbata, jest szalenie ważna dla funkcjonowania każdego biura. Niezmiernie istotny jest także szeroki asortyment tych produktów, tj. możliwość korzystania z różnego rodzaju herbat i kaw. Czarna, zielona i owocowa – to niezbędny zestaw herbat, a rozpuszczalna i mielona – to elementarny zestaw kaw. Gdy biuro wyposażone jest w ekspres do kawy, potrzebna może być również kawa ziarnista (pod warunkiem, że ekspres ma funkcję mielenia). Skoro mowa o kawie i herbacie jako biurowych niezbędnikach, to należy także wspomnieć o artykułach kuchennych, takich jak: kubki i filiżanki, przeznaczonych do serwowania tych napojów.

Owoce i przekąski

Mając na myśli kompleksowe wyposażenie biura w artykuły spożywcze, warto pamiętać o zakupie przekąsek, które można będzie serwować gościom i klientom podczas spotkań biznesowych. Mogą to być słone paluszki, ciastka, czekolada, cukierki, orzeszki i pistacje, jak również świeże owoce. Ważne jest to, aby zawsze mieć w zapasie jakieś przekąski – choćby w trosce o przyjemne relacje z klientami.

Artykuły BHP

Zgodnie z przepisami prawa pracy, zadaniem pracodawcy jest zapewnienie pracownikom odpowiednich artykułów BHP. Nie można o nich zapomnieć podczas realizacji zamówienia do firmy. W każdym biurze nie może zabraknąć takich sprzętów zapewniających bezpieczeństwo, jak gaśnica i maski przeciwgazowe. Elementarnym artykułem biurowym jest także apteczka pierwszej pomocy – warto raz na jakiś czas zrobić przegląd środków farmakologicznych, które się w niej znajdują. Niektóre produkty, takie jak: woda utleniona, mogą stracić termin ważności. Mając ma myśli artykuły BHP, należy wspomnieć także o nausznikach, okularach i rękawicach ochronnych, które dostępne są w sklepach internetowych z wyposażeniem biur.

Zakup artykułów biurowych – w sklepie stacjonarnym czy internetowym?

Planując wyposażenie biura, warto przyjrzeć się ofertom sklepów dostępnych stacjonarnie oraz przez Internet. Wiele sklepów posiada szeroki asortyment urządzeń biurowych, artykułów i akcesoriów oraz produktów spożywczych w różnym przedziale cenowym. Nierzadko wybór odpowiedniego i kompletnego wyposażenia firmy przyprawia o zawrót głowy. Tak wiele jest producentów oferujących przybory biurowe, że trudno jest zdecydować się na ten jeden. Czym się zatem kierować?

Korzystanie ze sklepu internetowego to oszczędność czasu i brak problemu z transportem

Jeżeli ceny produktów dostępnym stacjonarnie i online są porównywalne, warto przybrać kryterium czasu. Bo jak brzmi stare powiedzenie „czas to pieniądz”, więc po co go tracić na stanie w kolejce do kasy lub spacerowanie po sklepie w celu skompletowania wyposażenia biura? Zamówienie internetowe możemy złożyć o dowolnej porze dnia i skorzystać z konkurencyjnej oferty cenowej. Przed złożeniem zamówienia, możemy porównać ceny produktów w innych sklepach. Możemy także zamówić online takie artykuły biurowe, które bardzo często są niedostępne w sklepie stacjonarnym. Nie musimy również martwić się dowozem artykułów biurowych do firmy.

Na stronie naszego sklepu internetowyego − Global Office każdy produkt został szczegółowo opisany, widoczne są także ceny i promocje. Wystarczy zarejestrować się, aby zakupić niezbędny asortyment do swojego biura.

Zakup mebli i sprzętu biurowego przez Internet jest coraz bardziej popularny

Coraz więcej firm nie tylko zamawia przez Internet drobne artykuły biurowe oraz papiernicze, ale także całe wyposażenia, np. meble i urządzenia biurowe. W internecie można kupić wszystkie meble niezbędne do pracy w biurze, np.: fotele, krzesła, biurka, regały, szafy, kosze na śmieci i lampki biurkowe. Bez wychodzenia z firmy można zamówić drukarkę, słuchawki, baterie oraz głośniki. Zakupy przez Internet to wygoda, niższe ceny i atrakcyjne oferty, których nierzadko nie zauważamy w sklepie stacjonarnym.

Czy wybierając artykuły biurowe, należy kierować się tylko ceną?

To oczywiście pytanie retoryczne. Bo jak wiadomo − nie tylko cena artykułów biurowych jest ważna podczas realizacji zamówienia, ale również ich jakość. Trzeba po prostu śledzić oferty producentów i weryfikować ich produkty pod kątem niskich cen. Wiodące na rynku marki, które cieszą się ogromną sprzedażą, nierzadko mogą się pochwalić atrakcyjnymi przyborami biurowymi różnego typu – począwszy od artykułów papierniczych, a skończywszy na artykułach do pisania w ofertach promocyjnych. Czasami zdecydujemy się na tani zakup akcesoriów biurowych, które będziemy używać raz na jakiś czas, a zainwestujemy większe pieniądze w urządzenia biurowe, z których korzystamy niemalże codziennie. Bo nie warto oszczędzać na takich sprzętach, jak drukarka, niszczarka, czy laminator. Solidny sprzęt posłuży nam przez kilka lat, polecamy zatem poszukać go online np. w naszym sklepie internetowym Global Office, który oferuje wysokiej jakości urządzenia biurowe w bardzo dobrej cenie.