Archiwizacja i organizacja dokumentów

Właściwe uporządkowanie i przechowywanie dokumentów, takich jak: rachunki, kwity czy umowy pozwala na szybkie i sprawne dotarcie do zawartych w nich, a potrzebnych natychmiast, informacji. Aby ułatwić sobie to zadanie, niezbędne są odpowiednie artykuły biurowe. Sprawdź, czy jesteś w ich posiadaniu.

Na czym polega archiwizacja dokumentów?

Archiwizowanie dokumentów to nic innego, jak staranne segregowanie plików według najlepszego dla nas systemu. Najwygodniejszym, a jednocześnie najbardziej praktycznym ze wszystkich sposobów, jest układaniu dokumentów zgodnie z datami, w jakich zostały wydane. Możemy również zastosować podział według nazw instytucji, które były odpowiedzialne za ich wystawienie. Ten drugi system sprawdzi się wówczas, gdy mamy do czynienia z dużą liczbą firm czy usługodawców.

Obowiązek archiwizowania dokumentów - gdzie obowiązuje?

Archiwizacja dokumentów ma na celu ułatwienie ich uporządkowania i przechowywania. Jest również obowiązkiem narzuconym odgórnie, który spoczywa na firmach. Dotyczy on archiwizacji dokumentów osobowych, czyli zawierających tak zwane dane wrażliwe. Został wprowadzony w 2018 roku i nakazuje pracodawcom stworzenie oraz przechowywanie akt pracowniczych każdej zatrudnianej przez nich osoby.

Sposoby na archiwizowanie i przechowywanie różnych rodzajów dokumentów

Dokumenty, które wymagają archiwizacji, można umownie podzielić na dwie grupy. Pierwsza to dokumenty księgowe. Druga - dokumenty osobowe. Każda z nich wymaga innych metod archiwizacji i przechowywania.

Jak archiwizować i przechowywać dokumenty księgowe?

Archiwizacja dokumentów księgowych polega na odpowiednim ich pogrupowaniu z wyszczególnieniem:

• - typu - księgi rachunkowe, karty wynagrodzeń, dowody księgowe, faktury;
• - okresów sprawozdawczych i rozliczeniowych;
• - przyporządkowanych im numerów w systemie.

Ten rodzaj dokumentacji należy przechowywać wyjątkowo starannie ze szczególnym zachowaniem bezpieczeństwa zawartych w nich danych. Można je przechowywać w formie oryginałów lub też w postaci zapisu cyfrowego (na nośnikach danych). Dostęp do nich można uzyskać jedynie na podstawie odpowiednich zezwoleń wystawionych przez kierownictwo danej firmy lub osoby przez nie upoważnionej.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów osobowych

Dokumenty osobowe to nic innego, jak wszelkiego rodzaju umowy, zaświadczenia, świadectwa czy wnioski. Archiwizuje się je według:

• - imienia i nazwiska pracownika;
• - daty wystawienia.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów firmowych

Odpowiednie przechowywanie oraz archiwizacja dokumentów firmowych ułatwiają kontrolę nad biznesem. Pozwalają zachować ład i porządek w dokumentacji oraz usprawniają dostęp do niej - w razie nagłej kontroli czy innych potrzeb. Aby sprawnie uporządkować dokumenty warto sięgnąć po odpowiednie akcesoria. W firmie sprawdzą się:

• - wysokiej jakości pudła archiwizacyjne;
• - praktyczne kartoteki;
• - pojemne segregatory dźwigniowe;
• - funkcjonalne teczki i skoroszyty na dokumenty.

Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów w domu

Różnego rodzaju dokumenty - zarówno o charakterze księgowym, jak i osobowym - znajdują się także w gospodarstwach domowych. W tej dokumentacji także powinien zapanować porządek. Dzięki temu bez problemu odnajdziemy potrzebne faktury czy dokumenty niezbędne do corocznych rozliczeń podatkowych. W warunkach domowych warto sięgnąć po:

• - estetyczne segregatory ringowe;
• - praktyczne i zajmujące niewiele miejsca teczki tekturowe.

Inne przydatne artykuły biurowe do archiwizowania dokumentów

Chcąc zaprowadzić porządek w dokumentacji - czy to biurowej czy domowej - warto zaopatrzyć się w przydatne akcesoria do archiwizowania. Należą do nich:

• - różnego rodzaju koszulki na dokumenty. Do domu idealnie nadają się koszulki groszkowe z kolorowymi brzegami. W przypadku firmowych dokumentów bardziej praktyczne będą cienkie koszulki krystaliczne lub otwierane od góry;
• - ofertówki - eleganckie, dwuczęściowe okładki na dokumenty typu instrukcje;
• - pojemniki na dokumenty - ze względu na wysoką estetykę wykonania mogą również stanowić ozdobę biura czy regału;
• - praktyczne skoroszyty - ułatwiają przechowywanie obszerniejszych dokumentów wraz z ich załącznikami.

Wymienione akcesoria są dostępne w naszym sklepie. Wszystkie zostały wykonane z wytrzymałych surowców, co podnosi ich funkcjonalność i przydatność.